Quais documentos enviar mensalmente a contabilidade?

Já falamos um pouco sobre o porquê sua empresa deve ter um contador neste post aqui.  Hoje vamos falar dos documentos que a empresa deve obrigatoriamente enviar mensalmente ao escritório de contabilidade.

Movimento Trabalhista

São importantes todos os documentos que tenham como base a relação de trabalho, assalariado ou não na empresa.

• Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, IRRF, Contribuição Sindical, entre outros;
• Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, 13º Salário, Adiantamentos, Cartão Ponto, Rescisões, Atestados Médicos de Funcionários, entre outros;

Movimento Fiscal

Esse é um dos mais importantes, pois existem impostos que são pagos logo nos primeiros dias do mês. É necessária maior atenção tendo em vista que na falta de informações os tributos podem ser calculados de forma incorreta gerando ônus, como Juros e Multa.

• Todas as notas fiscais: De entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimento de transporte e compra de bens, inclusive de Energia Elétrica.
• Relatórios Complementares. XML’s das notas fiscais; relatórios de notas fiscais de entrada/saída/serviços).

Movimento Contábil

No movimento contábil temos todos os outros documentos financeiros. Eles não podem estar ligados à parte fiscal ou trabalhista. São eles:

• Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
• Aluguel: Recibo do Aluguel, com indicação de quem recebeu, Identificação de quem pagou, data e assinatura.
• Fatura de Energia: Despesa de energia, em nome da empresa, com a identificação correta do endereço.
• Fatura de Telefone: Despesa de telefone, em nome da empresa, com a identificação correta do endereço.
• Fatura de Água: Despesa de agua, em nome da empresa, com a identificação correta do endereço.
• Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
• Comprovantes de pagamentos dos impostos: como a DAS, DARF’s, e GNRE’s.
• Comprovantes de pagamentos de Fornecedores: A comprovação de pagamento de fornecedores é algo imprescindível para evitar ser cobrado duas vezes, então sua correta organização é de extrema importância;
• Comprovantes de recebimento de clientes: Importante também fazer recibo quando se recebe de um cliente, o que permite uma organização e evita cobrança de algo que já foi pago.

Orientações Gerais

Um bom controle financeiro permite que a empresa possa tomar decisões mais acertivas, então é de grande importancia que o empresário mantenha essa documentação organizada evitando ter que pagar uma conta duas vezes, ou ainda, perder um cliente por ter cobrado uma divida ja paga. Ações que podem ajudar muito nesta organização são:

1. Documentar todas as operações financeiras, podendo ser feito por simples Recibo.
2. Emitir todas as notas fiscais de venda de produtos e serviços – Essa é uma obrigação que consta em Lei e nem sempre é observada. A omissão de receitas é um dos grandes motivos de fiscalização, e não emitir notas fiscais pode prejudicar a entrega de obrigações.
3. Separar as finanças da Pessoa Jurídica da Pessoa Física – É preciso entender que a PJ e a PF não se confundem, existem gastos de cada lado e a “entidade” deve ser preservada. Quando começa a confusão patrimonial entre PJ e PF, o prejuízo de informações é grande.